こんにちは。
Excel事務研究員です。
私はこれまで仕事の中で、
Excelのトラブルに何度も悩まされてきました。
関数を入れているのに計算されない。
合計が合わない。
原因がまったく分からない。
そんな経験、ありませんか？
初心者のころの私は、
「関数の書き方が間違っているのかな？」
と思って、
何度も関数を書き直していました。
しかしExcelに慣れてくると、
あることに気づきます。
それは
Excelのトラブルの多くは
関数ではなく「データ」に原因がある
ということです。
このシリーズでは
Excel初心者がやりがちなミス
をテーマに、
よくあるトラブルを研究しています。
今回の研究テーマはこちらです。
SUM関数が計算されない理由③
「スペースが入っている」
実はこれ、
Excelトラブルの中でもかなり多い原因です。
しかも厄介なのが
スペースは見えないことが多い
という点です。
では一緒に研究していきましょう。
よくある状況
まずはよくある例を見てみます。
次のような売上表を作ったとします。
| 商品 | 売上 |
|---|---|
| A | 100 |
| B | 200 |
| C | 300 |
この表の合計を出すために
次の関数を入力します。
=SUM(B2:B4)
普通なら結果は
600
になりますよね。
しかし実際の業務では、
こんなことが起きることがあります。
・合計が正しく表示されない
・一部のセルだけ計算されない
・SUM関数がうまく動かない
関数も範囲も
間違っていないのに…
「なぜ？」
そんなときに起きていることが、
今回の研究テーマです。
原因：数字の前後にスペースがある
Excelでは、
セルの中にスペースが入っていると
文字列データとして扱われる
ことがあります。
例えば、次のようなケースです。
本来は
100
と入力したつもりでも、
実際には
100␣
（後ろにスペース）
になっていることがあります。
または
␣100
（前にスペース）
の場合もあります。
この場合、Excelは
数値ではなく文字列
として扱うことがあります。
すると
=SUM(B2:B4)
を入力しても
正しく計算されないことがあるのです。
つまり
見た目は同じでも
データの中身が違う
ということです。
なぜスペースが入るのか
研究員としてExcelトラブルを見ていると、
スペースが入る原因にはいくつかパターンがあります。
特によくあるのは次の3つです。
① コピペしたデータ
WebサイトやPDFから
データをコピーしてExcelに貼り付けると、
見えないスペース
が入ることがあります。
特に
・Webページ
・社内システム
・メール
などからコピーしたデータは
スペースが入りやすいです。
② 手入力のときにスペースが入った
入力作業のときに
数字
スペース
Enter
という操作をしてしまうことがあります。
この場合、
セルの中には
数字＋スペース
が入ってしまいます。
③ システムデータ
社内システムから出力された
CSVデータなどにも
スペースが含まれている
ことがあります。
これは業務でExcelを使う人が
よく遭遇するケースです。
スペースを見つけるヒント
スペースは見えないので、
非常に気づきにくいです。
そんなときは
次の方法を試してみてください。
数式バーを見る
セルをクリックすると、
画面上部に
数式バー
が表示されます。
ここを見ると
100␣
のように
数字の後ろに空白がある
ことがあります。
もし違和感があれば
スペースが入っている可能性があります。
左寄せになっている
Excelには次のルールがあります。
| データ | 表示 |
|---|---|
| 数字 | 右寄せ |
| 文字列 | 左寄せ |
スペースが入っている場合、
文字列扱いになることがある
ため
数字なのに
左寄せ
になることがあります。
これも重要なヒントです。
解決方法（初心者向け）
初心者の方におすすめの
一番シンプルな方法はこちらです。
①セルをダブルクリック
②スペースを削除
③Enterキーを押す
これだけです。
とても簡単ですが、
確実に問題を解決できます。
データが多い場合の対処法
もしデータが大量にある場合は、
手動で削除するのは大変です。
その場合は
TRIM関数
という方法もあります。
TRIM関数は
余分なスペースを削除する関数です。
例えば次のように使います。
=TRIM(A1)
この関数を使うと
前後のスペースを取り除くことができます。
ただし初心者の方は、
まずは
手動で削除する方法
を覚えておくだけでも
十分です。
研究員メモ
Excelで面白いのは
見えないものが原因になる
ことです。
今回の
スペース
もその一つです。
人間には見えないけれど、
Excelはちゃんと認識しています。
だから
「関数は合っているのに変だな」
と思ったときは
関数ではなくデータを見る
この習慣を持つことが
とても大切です。
この考え方を覚えておくと、
Excelトラブルの解決スピードは
かなり早くなります。
今日の研究まとめ
今回の研究テーマはこちらでした。
SUM関数が動かない理由③
「スペースが入っている」
チェックポイントはこちらです。
・コピペしたデータ
・数字の前後に空白
・数式バーで確認
この3つを
まず確認してみてください。
Excelでは
見た目ではなく
データの中身が重要
です。
この視点を持つと、
トラブル解決がかなり早くなります。
次回の研究予告
Excel初心者がやりがちなミス研究。
次回のテーマはこちらです。
データ入力ミス④
「数字に単位（円・個）を付けている」
例えば
「100円」
「10個」
このように入力すると
実はExcelでは
思わぬ問題
が起きることがあります。
Excel初心者の方が
かなりよくやるミスの一つです。
次回も一緒に研究していきましょう。
もしこの記事が役に立ったら、
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Excel初心者向けに
「Excel初心者がやりがちなミス100」
をシリーズで研究しています。
一緒にExcelを攻略していきましょう。
— Excel事務研究員
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