こんにちは。
Excel事務研究員です。
私はこれまで仕事の中で、
Excelのトラブルに何度も悩まされてきました。
関数を入れているのに計算されない。
合計が合わない。
原因が分からない。
初心者のころは特に、
「関数の書き方を間違えたのかな？」
と思って、
何度も関数を入れ直していました。
でもExcelを使い続けていくうちに
あることに気づきます。
それは
Excelのトラブルの多くは
関数ではなく「入力方法」に原因がある
ということです。
このシリーズでは
Excel初心者がやりがちなミス
をテーマに、
実際によく起きるトラブルを研究しています。
今回の研究テーマはこちらです。
SUM関数が計算されない理由④
「数字に単位（円・個）を付けている」
実はこれ、
Excel初心者の方がとてもよくやる入力方法です。
見た目としては
とても分かりやすいのですが、
Excelでは
思わぬトラブルの原因になることがあります。
今回はこの原因と対処法を
研究していきましょう。
よくある状況
まずは、よくある例を見てみます。
次のような売上表を作ったとします。
| 商品 | 売上 |
|---|---|
| A | 100円 |
| B | 200円 |
| C | 300円 |
見た目としては
とても分かりやすいですよね。
「円」が付いているので
金額だとすぐに分かります。
そして合計を出すために
次の関数を入力します。
=SUM(B2:B4)
普通に考えると
結果は
600円
になりそうです。
しかし実際のExcelでは
・計算されない
・合計が0になる
・正しく合計されない
といった問題が起きることがあります。
「関数は合っているはずなのに…」
このような場合、
原因は関数ではありません。
入力しているデータの種類
に原因があります。
原因：数字ではなく「文字列」になっている
Excelでは
セルに入力されたデータは
次の2種類に分かれます。
| データの種類 | 例 |
|---|---|
| 数値 | 100 |
| 文字列 | 100円 |
一見同じように見えますが
Excelの中では
まったく別のデータ
として扱われています。
Excelの基本ルールはこちらです。
数字 → 計算できる
文字列 → 計算できない
つまり
100
200
300
のように入力されていれば
SUM関数で計算できます。
しかし
100円
200円
300円
と入力すると、
Excelは
文字列データ
として扱うことがあります。
その結果、
=SUM(B2:B4)
を入力しても
正しく計算できないことがあるのです。
なぜ初心者は単位を付けてしまうのか
これはとても自然なことです。
普段の生活では
・100円
・10個
・5kg
・3時間
のように
数字＋単位
で表現します。
そのためExcelでも
同じ感覚で入力してしまうのです。
実際、初心者のころの私は
こんな入力をよくしていました。
100円
10個
3kg
20人
見た目は分かりやすいのですが
Excelでは
計算できないデータ
になってしまいます。
正しい入力方法
ではどう入力すればいいのでしょうか？
おすすめの方法はこちらです。
セルには数字だけ入力する
例えば
| 商品 | 売上 |
|---|---|
| A | 100 |
| B | 200 |
| C | 300 |
このように
数字だけ入力します。
これなら
=SUM(B2:B4)
で
600
と正しく計算されます。
しかしこれだと
「円なのか分からない」
と思うかもしれません。
そこで使うのが
Excelの便利な機能です。
単位は「表示形式」で付ける
Excelには
表示形式
という機能があります。
これは
データの中身を変えずに
見た目だけ変える機能
です。
つまり
100
という数字を
¥100
のように表示できます。
データは
数字のまま
なので
SUM関数も
平均も
計算も
すべて問題なく使えます。
表示形式の設定方法
設定方法はとても簡単です。
①金額のセルを選択
②「ホーム」タブをクリック
③「数値」の設定を開く
④「通貨」または「会計」を選ぶ
これだけです。
すると
100
だった表示が
¥100
のように変わります。
ここで重要なのは
Excelの中では数字のまま
という点です。
つまり
見た目は「円」ですが
Excelはちゃんと
数値として認識
しています。
円以外の単位も同じ考え方
この考え方は
円だけではありません。
例えば次のような単位も同じです。
| NG入力 | OK入力 |
|---|---|
| 10個 | 10 |
| 5kg | 5 |
| 3時間 | 3 |
| 20人 | 20 |
基本ルールはこちらです。
数字は数字だけ入力する
単位は
・表示形式
・別の列
・見出し
などで表現します。
このルールを守ると
Excelトラブルはかなり減ります。
研究員メモ
Excelのトラブルを研究していると、
ある共通点があります。
それは
見た目を優先すると
Excelが困る
ということです。
人間にとって分かりやすい入力が
Excelにとっては
計算できないデータ
になることがあります。
Excelでは
データの種類
がとても重要です。
そのため
・数字は数字
・文字列は文字列
このルールを
意識して入力することが大切です。
この考え方を覚えるだけで
Excelのトラブルはかなり減ります。
今日の研究まとめ
今回の研究テーマはこちらでした。
SUM関数が動かない理由④
「数字に単位を付けている」
ポイントをまとめます。
NG入力
100円
10個
5kg
OK入力
100
10
5
単位は
表示形式で付ける
これを覚えておくと
Excelの計算トラブルを
防ぐことができます。
Excelでは
見た目よりもデータの種類が重要
この考え方を覚えておくと
トラブル解決がとても早くなります。
次回の研究予告
Excel初心者がやりがちなミス研究。
次回のテーマはこちらです。
データ入力ミス⑤
「アポストロフィ（’）が付いている」
実はこの記号、
知らないうちに入っていることがあります。
そしてこれも
SUM関数が動かない原因
になることがあります。
次回も一緒に研究していきましょう。
もしこの記事が役に立ったら
ブックマークしていただけると嬉しいです。
Excel初心者向けに
「Excel初心者がやりがちなミス100」
をシリーズで研究しています。
一緒にExcelを攻略していきましょう。
— Excel事務研究員
コメント