こんにちは。
Excel事務研究員です。

私はこれまで、
仕事の中でExcelに何度も悩まされてきました。

関数が動かない。
計算が合わない。
なぜかエラーが出る。

そのたびに

「Excelって難しい…」

と思っていました。

でも、長くExcelと付き合っているとあることに気づきます。

それは

Excelのトラブルの多くは、関数ではなくデータに原因がある

ということです。

今回から

「Excel初心者がやりがちなミス研究シリーズ」

として、
よくあるトラブルを1つずつ解説していきます。

今日の研究テーマはこちらです。

SUM関数が計算されない理由①
「数字が文字列になっている」

Excel初心者が非常によくハマるミスなので、
ぜひ覚えておいてください。

よくある状況

まずは、よくある例を見てみましょう。

次のような表を作ったとします。

商品	売上
A	100
B	200
C	300

この合計を出すために
次の関数を入力します。

=SUM(B2:B4)

通常なら結果は

600

になります。

しかし、実際の業務ではこのようなことが起きます。

「合計が正しく計算されない」

例えば

・合計が0になる
・一部しか計算されない
・SUM関数が動いていないように見える

こういう状況です。

初心者の頃の私は

「関数の書き方が間違っているんだ」

と思って
何度も関数を書き直していました。

ですが実際の原因は、
関数ではないことが多いのです。

原因：数字が「文字列」になっている

Excelでは、データは大きく分けて
次の2種類で扱われます。

数字

と

文字列

です。

ここで重要なのは

見た目が同じでも、Excelの中では別物

ということです。

例えば

と表示されていても、
実際には

"100"

という

文字列データ

になっていることがあります。

この場合、
Excelはそれを

数値として計算してくれません。

つまり

=SUM(B2:B4)

と入力しても、

文字は計算対象にならない

ため、合計がおかしくなるのです。

なぜ文字列データになるのか？

では、なぜ数字が文字列になってしまうのでしょうか。

よくある原因は次の3つです。

①Webサイトからコピペした

これは非常によくあります。

Webサイト
PDF
社内システム

などからコピーしたデータは、
文字列データとして貼り付けられることが多いです。

見た目は数字でも、
Excelの中では文字列扱いになっています。

②セルの表示形式が文字列

セルの書式設定が

文字列

になっていると、
入力した数字はすべて文字列として扱われます。

③先頭に「’」がついている

Excelでは

'100

のように

シングルクォーテーション（’）

がついていると、
数字でも文字列として扱われます。

見分けるポイント

では、数字が文字列になっているかどうかは
どう見分ければいいのでしょうか。

初心者の方は、次の3つを確認してみてください。

①セル左上の緑の三角

Excelでは、
エラーの可能性があるセルに

緑の三角

が表示されることがあります。

これが出ている場合、

「数値が文字列として保存されています」

という警告の可能性があります。

②数字なのに左寄せ

Excelには次のルールがあります。

データ	表示
数字	右寄せ
文字列	左寄せ

つまり

数字なのに左寄せ

になっている場合は
文字列データの可能性があります。

これはかなり分かりやすいサインです。

③コピペしたデータ

もし

・Web
・PDF
・システム画面

などからコピーしてきた場合は

文字列データを疑う

のがおすすめです。

Excelでは
コピペデータが原因のトラブルが
本当に多いです。

一番簡単な解決方法

初心者の方におすすめの
一番簡単な解決方法を紹介します。

手順は次の通りです。

①セルをクリック
②表示される「！」マークをクリック
③「数値に変換」を選択

これだけで

文字列 → 数値

に変換されます。

すると

=SUM(B2:B4)

も正しく計算されるようになります。

とても簡単ですが、
知らないとずっとハマるポイントです。

研究員メモ

Excel初心者の頃の私は、

関数が動かないと

「関数の書き方が悪い」

と思っていました。

ですが、実際の業務では

関数よりもデータの問題

の方が多いです。

特に多いのが

・文字列になっている
・全角数字が混ざっている
・空白が入っている

などです。

Excelでトラブルが起きたときは

関数よりデータを疑う

この考え方を持つだけで
解決スピードがかなり変わります。

これは、
Excelを使う上での小さなコツです。

今日の研究まとめ

今回の研究テーマはこちらでした。

SUM関数が計算されない理由①
「数字が文字列になっている」

チェックポイントはこちらです。

・セル左上に緑の三角
・数字なのに左寄せ
・コピペしたデータ

この3つを
まず確認してみてください。

SUM関数が動かない原因の
かなりの割合がこれです。

次回の研究予告

Excel初心者がよくやるミス研究。

次回のテーマはこちらです。

データ入力ミス②
「全角数字が混ざっている」

見た目は同じなのに
計算されない。

そんな

Excelあるある現象

を解説します。

Excel初心者の方は、
ぜひ次回の研究も読んでみてください。

一緒にExcelを攻略していきましょう。

— Excel事務研究員

【Excel】SUM関数が計算されない原因①｜数字が文字列になっている時の解決方法