こんにちは。
Excel事務研究員です。
私はこれまで仕事の中で、
Excelのトラブルに何度も悩まされてきました。
関数は合っているはずなのに
なぜか計算されない。
SUM関数を入力したのに
合計が合わない。
そんな経験、ありませんか？
初心者のころの私は
「関数の書き方を間違えたのかな？」
と思い、何度も関数を打ち直していました。
しかしExcelを使い続けるうちに
あることに気づきました。
それは
Excelのトラブルの多くは
関数ではなく「データの入力」に原因がある
ということです。
このシリーズでは
Excel初心者がやりがちなミス
をテーマに、
よくあるトラブルを研究しています。
今回の研究テーマはこちらです。
SUM関数が計算されない理由⑥
「数字と文字列が混ざっている」
これも実は、
Excel初心者がよくやってしまう入力ミスの一つです。
見た目では数字に見えても、
Excelの中では
文字列データ
として扱われていることがあります。
では一緒に研究していきましょう。
よくある状況
まずはよくある例を見てみます。
次のような表を作ったとします。
| 商品 | 数量 |
|---|---|
| A | 10 |
| B | 20 |
| C | 30個 |
見た目としては
それほど問題がなさそうに見えますよね。
そして合計を出すために
次の関数を入力します。
=SUM(B2:B4)
普通なら結果は
60
になります。
しかし実際には
・正しい合計にならない
・計算結果が合わない
・一部の数字が計算されない
といったことが起きることがあります。
関数も範囲も合っているのに
なぜでしょうか？
その原因が今回のテーマです。
原因：数字の中に文字列が入っている
Excelでは
10
20
30
はすべて数値データです。
しかし
30個
と入力すると、
Excelでは
文字列データ
として扱われます。
つまりExcelの中では
次のように判断されています。
| データ | Excelの判断 |
|---|---|
| 10 | 数値 |
| 20 | 数値 |
| 30個 | 文字列 |
Excelの基本ルールはとてもシンプルです。
数値 → 計算できる
文字列 → 計算できない
そのため
=SUM(B2:B4)
を入力しても
「30個」のセルは
計算対象にならない場合があります。
これが
SUM関数が正しく計算されない原因
です。
よくある入力パターン
このミスは意外と多く、
仕事でもよく見かけます。
研究員としてよく見る例はこちらです。
30個
100円
20A
10台
50％
これらはすべて
数字 + 文字列
のデータです。
Excelの中では
すべて
文字列データ
として扱われます。
つまりExcelは
30個
を
数字ではなく文章
として認識しています。
そのため
SUM関数などの計算に
使えないことがあるのです。
なぜ初心者はこの入力をしてしまうのか
初心者のころは
次のように考えてしまいます。
「数量だから30個と書いたほうが分かりやすい」
「金額だから100円と入力しよう」
人間が見る場合は
この書き方のほうが自然です。
しかしExcelは
計算するソフト
です。
そのため
データの種類
を非常に重要視します。
Excelにとって
30
と
30個
はまったく別のデータなのです。
正しい入力方法
Excelでデータを入力するときは
数字は数字だけ
で入力するのが基本です。
例えば数量の表なら
次のように入力します。
| 商品 | 数量 |
|---|---|
| A | 10 |
| B | 20 |
| C | 30 |
これなら
=SUM(B2:B4)
で
正しく計算されます。
では
「個」などの単位は
どうすればいいのでしょうか？
その場合は
列の見出し
で表現します。
例えばこのようにします。
| 商品 | 数量（個） |
|---|---|
| A | 10 |
| B | 20 |
| C | 30 |
これが
Excelでよく使われる方法です。
Excelで大事な考え方
Excelを使う上で
とても重要な考え方があります。
それは
データはシンプルに入力する
ということです。
初心者のころは
つい次のように入力してしまいます。
10個
100円
20台
しかしExcelでは
数字
と
文字列
を分けて扱うのが基本です。
つまり
| 種類 | 入力 |
|---|---|
| 数値 | 10 |
| 単位 | 見出し |
このルールを覚えるだけでも
Excelのトラブルはかなり減ります。
実際に仕事でExcelを使う人は
この考え方を身につけています。
見分けるポイント
もしSUM関数が
うまく計算されない場合は
次のポイントを確認してみてください。
①セルが左寄せになっている
Excelでは
| データ | 表示 |
|---|---|
| 数値 | 右寄せ |
| 文字列 | 左寄せ |
になることが多いです。
数字なのに
左寄せになっている場合は
文字列データ
の可能性があります。
②単位が入っている
次のようなデータは
要注意です。
30個
100円
20台
この場合
Excelでは
文字列
として扱われます。
研究員メモ
Excelのトラブルを研究していると
よく感じることがあります。
それは
見た目と中身は違う
ということです。
例えば
30
と
30個
は
人間には同じ数字に見えます。
しかしExcelの中では
まったく別のデータ
です。
そのため
「関数がおかしい」
と思ったときは
関数ではなく
データを疑う
この習慣を持つことが
Excelトラブル解決の近道です。
今日の研究まとめ
今回の研究テーマはこちらでした。
SUM関数が動かない理由⑥
「数字と文字列が混ざっている」
NG入力
30個
100円
20A
OK入力
30
100
20
ポイントは
単位は見出しで表す
ということです。
Excelでは
数字は数字だけ
で入力するのが基本です。
このルールを覚えておくと
Excelの計算ミスを
かなり防ぐことができます。
次回の研究予告
Excel初心者がやりがちなミス研究。
次回のテーマはこちらです。
データ入力ミス⑦
「日付が文字列になっている」
実はExcelでは
日付にもルールがあります。
見た目は日付でも
Excelの中では
文字列データ
になっていることがあります。
これも
計算トラブルの原因になります。
次回も一緒に研究していきましょう。
Excel初心者向けに
「Excel初心者がやりがちなミス100」
をシリーズで研究しています。
一緒にExcelを攻略していきましょう。
— Excel事務研究員
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